什么样的信息系统是一个“好”信息系统？依笔者愚见，这肯定是大家最关心的问题。可是这个问题偏偏如此难以回答，一个不好，肯定挨板砖无数。既然要另辟蹊径看系统，那不妨让我们先从系统的作用谈起。

　　系统的作用实际上有两个，一个是帮助企业维持日常经营。比如进货、售货、配送等都可以用系统管理。这一层面上，目前的软件做的都比较完善，笔者也辟不出什么蹊径。

　　系统的第二层作用，就是实现管理的提升。也就是通过系统可以采集一些数据和信息，通过这些数据信息做分析，去发现经营中的问题。先假设一下，如果一套合适的系统，总能采集到贵公司想要的数据信息，这样的系统我们可以把它称之为优秀的系统，反之则称为失败的系统。

　　可是再仔细一想，新的矛盾又来了。软件是个死物，它只会去采集事先定义的数据。如果企业连自己都不知道究竟什么样的信息是需要的，功能再多的软件也一样会被认为是失败的系统。

　　所以，要用好一个软件，必须经历以下几步：

　　1. 企业定义所需采集的信息（提出需求）
　　2. 软件实现企业需求
　　3. 分析得到的信息发现经营中的问题点，需求发生改变
　　4. 再次增加定义所需采集的信息（再次提出新需求）

　　实际上，上述四步骤是一个螺旋式循环上升过程。而企业的经营能力，往往就伴随着这种良好的循环过程在不知不觉中就得到了提升。所以笔者在此大胆提议，将这种包括企业人员和软件的循环定义为“信息系统”。因为软件是个死物，而这种信息系统却是结合了人脑优势和电脑优势的有机生命体，具有不断成长的能力。

　　很显然，这样的信息系统肯定是一个完美的信息系统。而零售企业和软件公司就象小两口结婚，从开始的痛苦磨合，到后来的心意畅通，日子自然是过的越来越舒服。

　　但是比较遗憾的是，虽然有不少零售企业也认识到了这一点，可是在实施中，还是体会不到这种磨合成功后的快乐，相反却走上了和软件公司“离婚”的道路。这又是为什么呢？

　　其真实原因是，双方对信息的理解都太狭隘。也就是：双方对结婚后，权利和义务的理解不够全面而导致！所以笔者有必要对“所需要采集的信息”下个定义。

　　信息是什么？最简单的理解，信息就是数据。比如售货时的具体价格、数量，库存金额等等。通过系统采集这些数据后，就能够做一些基本的分析，从而提高经营能力。

　　可是这个理解还远远不够，信息还应该包括公式、文本、图画等计算机能够传递的一切信号。比如在计算安全库存时候，就可以用计算机内预先定义好的公式来计算；在给营业员做商品培训的时候，可以用图片、文字、动画等方式加深营业员的印象。自然，通过对这些信息的活用，能够更好的提高经营能力。

　　目前，在一些比较优秀的软件系统中，已经具有了采集以上两方面信息的功能。而这些软件也近似的代表了国内最先进的水平，如果能够用好这些软件，信息系统的最高境界，看上去应该止步于此了。

　　实际上，如果我们去仔细观察国际上的一些领先企业，居然能发现，他们的信息系统竟然偷偷的采集“知识”，把自己打造成一个“知识型企业”！这真是非常重大的发现，要知道，如果成为“知识型企业”，那就意味着大把大把的超额利润。

　　7-11乃日本零售业的霸主，其利润率是行业平均利润率的2倍以上，可以说是个不折不扣的超额利润企业，事实上它的超额利润就来自于它在零售业的“知识”积累。笔者就以日本7-11为例，来谈一下信息系统是如何“采集知识”的。

　　在此仍然有必要强调一下信息系统一定是包括企业员工活动在内的系统，而不是单纯的软件。

　　商品陈列大概是最能凸显零售业经营知识的地方。一个优秀的零售企业，其营运部门必然把他们所有关于商品陈列的知识写进厚厚的商品陈列手册，只要营业员按照手册操作即可。奇怪的是，7-11的商品陈列手册并不象其他便利商店那样规则众多，相反只有寥寥几条的大原则。难道7-11在商品陈列上并没有积累多少知识？

　　事实当然不是，7-11在商品陈列上比任何零售商都要精明。它深深明白商品陈列并不能千店一面，必须贴近当地的商圈特点陈列。每个商店的商圈都有所不同，难道要营运部门为每个商店都写一本陈列手册？

　　没关系，商品陈列的知识就在每个店员的脑海中。通过7-11的信息系统，每个店员都可以看到自己所在商店的具体消费层、消费数量以及和附近其他商店的比较。同时，信息系统还提供当地精确到小时平方公里的气象预报。当要下雨时，店员自然知道要把雨伞放在店头，同时陈列上保暖用品和热腾腾的食物。当附近有小学要举办运动会时，又可以陈列大量运动型饮料和面包。

　　很自然的，关于商品陈列的“知识”就这样被采集进了店员个人的知识库。店员摆脱了传统的惟命是从的角色一跃成为知识的活用体。当7-11拥有了几万名这样的店员，你能否认它是一个知识型的企业吗？

　　在新商品开发上，7-11仍然依靠广大店员的“知识”，而不是几个开发人员在那里闭门造车。综观整个商品开发周期，实质上是一个假设—验证的循环过程。最初的新商品设想由一些店员通过信息系统提交给商品总部，当开发完并发生销售时，门店员工又对这些新商品提出进一步的改进意见。于是新商品开发的技巧和知识不断在员工和总部人员中间积累。

　　通过十几年的不断假设—验证，7-11对商品的理解甚至高于生产厂家，这正是他们开发出的自有商品比品牌商品还要畅销的原因。而这一切，同样离不开7-11建立的人机结合的信息系统。

　　让我们再看一下微软公司的例子，它是个典型的知识型企业。在公司内部有一套独特的虚拟会议系统，该系统可以交换数据、声音、图表、图象和动画。每天员工们可以在这个系统上畅所欲言，提出各种建设性意见。在这个过程中，让每个员工独特的个人知识变成了公司全体员工的知识。接着，他们会将这些会议上的灵感制作成产品，带到市场上让顾客试用，感觉顾客对产品的好恶，并获得产品的改进意见。在一个产品最终推向市场前，这样的知识积累将会进行好几轮，最终开发出成熟度相当高的产品。

　　行文至此，笔者总算把信息的用处叙述了一番，纵观一下领先之企业，莫不是积攒了大量知识并加以活用的。笔者始终相信零售企业一样可以成为知识型企业，也相信零售企业和软件企业在信息系统上如果能达成采集“知识”的共识，那么这段姻缘必然是美妙无比。

　　剩下的事情，就是去慢慢梳理到底哪些知识是企业所需要的而已。当然，请千万别忘记询问战斗在门店第一线的群众们。毛主席曾经说过，劳动人民的智慧是无穷的。