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宋玉零售职场成长记(75):简单是一种美德

在DK,总部与门店的工作联络,主要通过内部邮件沟通。

原来内部沟通一直处于无管辖状态,选择哪种方式,全凭使用人自愿。当时即时通讯正是繁荣时期,MSN、QQ这些软件大行其道。后来DK取消了QQ的使用,指定MSN为官方软件。后来MSN消失,那就是后话了。

通讯系统的增多,渐渐也显露出了问题。首先是工作专注度下降,有工作请求的人可随时在即时系统上发送信息,如果不是特别紧急的工作,这就为接收的人造成了困扰,他要随时回复信息,无法专注工作,还降低了工作效率。

最重要的是,有时每人每天要接收不下百条信息,有的是有用信息,有些是无用的,但都要一一阅读才能判断。光是阅读和回复这些信息,就要占用大量时间。尤其是门店员工,要加入不同的群组,这些群组每天都发出大量信息,这让员工疲于应付,叫苦不迭。

即时通讯带来了方便,让联络更为顺畅和及时,但也带来了更多的麻烦。这样的矛盾,如何处理?DK权衡之下,叫停了即时通讯在工作中的使用。规定正式的工作联络要通过内部邮箱下发与回复,禁止使用即时系统。这项规定一出台,门店员工大都叫好,终于不用再随时记挂着那些信息。

因此日常工作,宋玉他们经常要撰写邮件,下发各种工作联络单。他们在私下议论,明明有时工作要求写得很明确,但门店的回复却五花八门。他们认为,这肯定是门店没有仔细阅读邮件内容造成的。

一次宋玉写好工作联络单,找王凯签字下发。宋玉不惜笔墨详细讲述了工作要求,她认为写得越详细,就越容易让接收部门理解邮件的内容,更容易达成工作目标。

王凯拿到联络单,看密密麻麻写满了整整一张A4纸,上面交持的事项事无俱细。

王凯问:“写这个邮件用了多长时间?”

“一个小时吧,因为还找了一些相关的资料。”

“你觉得阅读这个邮件大约需要多长时间?”

被王凯这么一问,宋玉一时答不上来,她略微想了一下:“估计需要10分钟。”

“嗯。”王凯接着说,“如果你拿到这封邮件,此时你手头上还有许多工作急需处理,你愿意花10分钟仔仔细细地把邮件看一遍吗?”

“可能……可能不一定吧,会大概看一遍。”

“如果大概看,会不会落下重要的事项安排?”

“可能,应该会吧。”宋玉好像有点明白王凯问话的用意了。

王凯继续说:“写沟通邮件是有小技巧的,只想一门心思把事项写得周全,而忘了读邮件人的状态,就会吃力不讨好。你看,你这个联络单,把事情的前因后果交待得过于详细,文字太多,倒把工作要求给淹没了。许多同事看到邮件,都不会耐心地把邮件从头至尾读一遍,只拣他认为重要的内容看,其他粗略带过。但他认为重要的内容与你要表达的重要内容可能根本不是一回事。你是不是经常遇到下发的工作要求,与实际执行不符的情况?”

“确实这样啊,能经常遇到。我们还私下议论,说门店的同事看得不仔细,回复或落实得也不全面。”宋玉如实回答,“当时只想到门店同事的问题了,比如忙,看得不细致,却没有想到自己的问题。”

“你再拿去修改,核心内容要突出,不需要交待的内容可略去,表达要简练。”

宋玉应声而去。按照王凯的提醒,宋玉删去了大半内容,同时文字尽量做到简短,但这样写她又拿不定主意,门店的同事看到这个联络单后,能否能准确的把握到核心要点。

她想了一个办法,把邮件拿给另一个部门的同事看,在他毫不了解的前提下,他是否看得明白。

同事看后,说出了他看到的表达重点,还好,他的理解与宋玉大致相同,这让宋玉松了一口气。

零售职场箴言:

“简单一种美德”,宜家的创始人坎普拉德说。简单并不是少花力气,而是花力气把复杂的工作尽量简单化。把复杂变为简单,这需要动用脑力,动用智慧,当然这更花力气,这是为自己和同事负责。但在职场中,只追求把事情做完、做对,却不想把事情做完美,因此,看到的是越来越臃肿的流程、规则,甚至是公司管理,最终臃肿压垮的可能是一间公司。

(每周五更新)

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