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如何编写岗位职责?(2005)

如何编写岗位职责?

 

联商网友/

 

岗位职责,又称工作职责,它规定了一个工作岗位的主要工作内容和对适岗人员的基本管理要求,是企业管理制度系统中的重要组成部分,是岗位说明书的核心内容。

 

岗位职责的生成,建立在对该工作岗位的工作分析基础之上,通过抽象地将该工作岗位的工作内容细分为若干项单列的工作任务,以条款的形式将这些细分工作任务依照一定的规律排列出来。对于适岗人员来说,岗位职责说明的,是该岗位是“做什么的”,即:适岗人员应该从事哪些工作。

 

岗位职责应该能够涵盖该工作岗位的大部分工作内容和主要工作任务,但应注意避免内容过于复杂,华而不实。一些企业的岗位职责编制得非常全面,甚至将一些工作流程都写在里面。如果企业制度建设工作做得到位,那么工作流程应该会写进工作流程的相关文件里,全部编制在岗位职责中,则过于繁复,不能达到简单明了的效果。

 

编写岗位职责的每项细分工作任务,应该选用“动词+宾语”的句式,这种句式表述工作任务要求时较为直观,容易理解。

 

描述岗位职责的句式中,尽量不要使用形容词,如:“积极”、“认真”、“好”等词语。岗位职责使适岗人员明白应该做什么,就已经达成编写目的,至于怎样做?做到什么地步才算好?则应该通过其他管理文件来进一步说明。岗位职责承载的信息量过大,势必影响对其的理解、教育和落实。表述工作状态的形容词,可以在管理标准,或操作规范中使用,表明对工作状态的具体要求。

 

编写岗位职责应该尽量避免使用,或少用“负责”、“统筹”这一类意义表述比较笼统的词语,除非后面的句子能够清楚地描述工作任务内容。另外,编写岗位说明时,比较常用的“确保”一词,应该出现在对工作任务的范围和责任都已经清楚界定了的句式之中,否则便显得过于笼统,不能清晰表达工作任务要求。

 

岗位职责的编制结果是对该岗位主要工作内容和工作任务所进行的拆分和罗列。一般情况下,可以选择采用三种方式来对拆分后的工作任务项目进行排序:

 

第一种,按照拆分后的工作任务对工作岗位的重要程度来排序。重要程度的参考指标包括:工作任务在整个岗位职责中所占工作量的大小;完成工作任务的难易程度;工作任务的技术含量;资源要求和实施风险等;

 

第二种,按照工作任务的先后完成顺序来排序。某一工作岗位从时间顺序上先做什么,该工作任务条款就写在前面,后做什么,工作任务条款就写在后面。有些基层工作岗位多采用这种排序方法。

 

第三种,按工作任务的性质来排序。把一个工作岗位的职责分解出的工作任务分别归类,第一类是具有“决策属性”的工作任务,包括:规划目标、制定战略、发布命令、草拟政策和规则、批准工作任务和文件等属于高层次的工作内容,排在最前面。第二类是具有“管理属性”的工作任务,包括管理的一般职能:计划、组织、指挥、控制和协调工作;工作事项的统筹和沟通工作;培训教育工作等,排列在第一类后面。第三类是具有“执行属性”的工作任务,包括对一些物态的管理工作,和一些纯粹的事务性工作,它们一般列在最后。

 

在实际编写工作中,应根据工作岗位的管理特点,结合具体情况来选择上述三种方式给工作任务排序,应遵循简单、清晰和有效的原则,注意岗位职责的知会对象是适岗人员,条款的罗列和表述应以他们的理解和掌握为主要目的,否则便会做很多“无用功”。

 

在很多管理岗位上,决策、管理和执行的工作属性同时存在,因此,采用第三种排序方式来排列细分工作任务,是相对比较理想的方法。

 

两则岗位职责编制实例:

 

百货商场·收银员·岗位职责[依据第二种排序方式进行工作任务的排序]

 

1.负责收银备用金的领取、使用、管理和归还工作;

2.审核销售单据,收取顾客购物货款;

3.办理银行卡消费业务;

4.办理退换货的退款业务;

5.依据岗位权限管理与维护收银POS设备;

6.定期向收银主管汇报收银工作状况;

7.答复或指引顾客问询事宜。

 

百货商场·营运部经理·岗位职责[依据第三种排序方式进行工作任务的排序]

 

1.依据商场年度经营计划拟制营运部工作计划和预算报告;

2.向部属传递公司重大经营决策和管理要求;确保员工执行公司各项管理制度要求;

3.定期向营运总监汇报部门工作状况和工作任务完成情况;

4.审批各专柜柜组商品促销计划;

5.计划、组织大型商品促销活动,确保各项资源到位;

6.审批各楼层值班经理排班计划,批准所属员工的短期请假和加班事项;

7.组织定期的管理技能培训活动,提升楼层管理人员管理水平;

8.协调部门员工间工作关系;

9.协调专柜柜组员工与部门员工间工作关系;

10.检查所属员工的工作行为和工作任务完成情况,确保部门各项工作任务的完成;

11.实施四级[普通]以下奖惩措施;申报四级以上奖惩措施;

12.主持部门例会;

13.处理楼层值班经理不能解决的顾客投诉和消费纠纷;

14.完成营运总监临时安排的其他工作任务。

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