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企业行政管理:如何拟写公文

公文,又称通知通告,属于企业下行应用文书。公司的公文质量能够在一定程度上反应出企业管理水平。由于工作需要,公文往往由很多不同职能、不同层级的管理人员草拟,因此,控制公文拟写质量存在一定的难度。

公文是以公司名义发布的,而非个人、部门发布的公司法定文件。公文传达的是公司管理层的一致决策,体现了公司管理层的意志和权力。发布一份有关财务事项的通知,就认为只由财务领导批准、只与财务人员有关,这是一种不正确的认识。

公文的内容,主要是针对公司各类经营管理活动的管理政策、行政指令等具有广泛知会性信息,具有明确的目的性,是公司履行和实现各项管理职能的重要手段。

公文的拟写应当严肃、规范、书面化。公文草拟者应当具备一定的管理知识和应用写作能力,对公文所要传达的内容应当非常了解。草拟的公文应当目的明确、逻辑清晰、言简意赅。公文格式和内容一经审批与发布,便不能随意更改,因此,提交前必须认真检查,并经由管理人员审核确认。

公文的基本信息至少包括:①密级:这个公文需要加密吗?什么级别的人是不能看到的?②审批人:由何人审批?是否需要总裁批准?③主送范围:公文的应当熟知群体,和该群体所属的部门。④抄送范围:公文的一般了解群体,和该群体所属的部门。⑤公文的经办部门/经办人/电话。

公文的结构包括:公文名称、公文正文和公文附件(如有)三个部分。公文名称应当突出主题,简明扼要,避免使用生僻字,不使用标点符号,公文名称的一般样式:关于“XXXX”的通知/通告;“XXXX”通知;“XXXX”通告等。

公文正文的陈述顺序为:先目的、后内容;内容有多项的,使用项目符号:两级项目符号的,使用:一、…… 1、……,三级项目符号的,使用:一、…… (一)、…… 1、……。

公文附件是公文的重要组成部分,一般情况下,附件名称列于公文正文之后;附件与公文一同提交审核、发布。附件内容必须认真检查,仔细核对,并经由管理人员审核、确认。公文正文后列明的附件名字,应与同步提交的附件名称保持一致。

草拟公文应当使用规范的汉字和语句,符合中文语法要求;句式过长的,用标点符号隔开;使用规范的标点符号;日期的年份应当全部显示,如“20XX年X月X日”;内容不得出现病句、歧义句、错别字;多项内容的,有条理,有层次地进行叙述;必要时,留下公文条款解释者的电话和邮箱。

公文的形式管理上,由公文主管部门设定统一格式的公文模板,公文草拟者拟写公文时,仅需按“公文模板”要求,将信息填写齐全、清楚即可。

公文发布后,按发布单位/编号/职能/密级/主送/抄送等进行分类及建立关键词检索,应用于信息化系统当中,基本的功能就是基于上述关键词的快速查询、调阅。

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