王蓁 连锁经营

王蓁

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  王蓁:连锁零售类咨询管理顾问,多年从事连锁便利店、超市、仓储店等业态的管理工作,对连锁零售业有着丰富的实践经验和独到的见解。  作者愿与从事和喜爱或关注连锁零售业发展的各界朋友相识,共同探讨连锁经营中发生的实际问题,为我国的连锁零售业的发展献计献策。电子邮箱:retail-chain@sohu.com

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商业软件中的“打狗棒法”

  在一部比较出名的武侠小说《神雕英雄传》中有一种功夫,叫做《打狗棒法》,它有一个八字要诀,分别是“劈、挑、缠、封、戳、转、引、绊”。当然,这些只是在36路棒法中的一些技法。但是正是这些技法所有精妙招式正是这些同样,在连锁零售企业所用的商业软件中也是有其招式的,这些基本的动作即每一个点,组成了商业软件中的每一个功能模块也就是武功中的“招式”,进而使其连接起来。

  在我们所使用的商业软件中的经常存在一些要诀,这些要诀的使用和发挥的情况将会对于整个软件系统的使用将会产生深远的影响。

  1. 查询——(即打狗棒法中的“挑”)

  查询是我们在操作商业软件系统流程中的重要一个环节。而查询的质量和功能强大与否是对于商业软件系统基础数据库的考察和测试手段之一。如果查询体系中没有你所需要的查询内容,其主要的原因可能是系统无法提供这一部分的数据来源,也就是该系统的数据模型(Data model)搭建的有漏洞,无法查询到该部分数据。例如,有些零售企业的客户会要求查询门店哪些商品的保质期临近了,需要退货,但是系统中没有这一部分指标或者虽然有这一部分指标但没有办法统计,这些都是设计初期的计划问题。

  2. 新建

  新建主要是对于系统的数据进行输入,这些输入的资料将会涉及到以后系统的正常使用。现在的零售管理系统都会要求以单据驱动系统运转,即每一个业务流程都会产生相关的业务单据和数据,这样才能有利于以后的系统数据的分析和业务的评估。

  3. 审核(戳)

  即对于录入的数据进行核对和审议,这是一个实际管理工作的系统体现。一般情况下,每一个单据或者工作通常会经过一定的审议过程,而这个审议过程在系统就是审核,其审核是保证系统录入正确有效的数据,同时保证管理权限的清晰准确,是业务流程变得更加完善。

  4. 生成(手动,自动生成)

  生成通常分为手工和自动。自动生成是系统根据系统中的数据情况进行相应的判断反映并生成一系列的单据,借以简化和消除一些不必要的实际工作。例如自动订货系统(EDI),系统根据库存情况进行判断是否需要再次订货,当然在自动生成系数不是很准确的时候,需要对生成的订单进行适当的修正,同时调整订货系数。而有些工作是需要手工生成的,这个生成包括特殊或者紧急订单的制作等。

  5. 跟踪(引)

  这一部分的需求生成主要是为了简化实际工作中的联系的过程。例如在系统中经常会有一些单据的跟踪,比如退货通知单跟踪,当单据在生成后一段时间后由于供应商问题没有处理,将会将这一部分单据转为催办通知单或者扣款通知单直接发给供应商。

  6. 排序

  排序实际就是对系统中的数据进行划分,当然这些排序的方式很多有些可以直接将其按照一定的比例和方式进行排序,这种排序工作是我们日常管理工作中经常会遇到的一个管理工作。通常情况下会有商品,人力,部门,门店等各个方面绩效的考核评估,这些都将用到排序的功能。

  7. 锁定(绊)
  
  锁定这一部分功能在日常的系统中很难见到,一般会因为诸如商品或者供应商的特性的转变而需要对系统中的商品或者供应商性质进行变更。例如商品促销的数量锁定促销商品数量,当达到一定数量的时候便停止销售或者变更零售价格;供应商商品出现问题而对其商品以及供应商档案进行锁定冻结,使其只能销售调拨等等而不能进行结算工作;商品调拨时为了保证调拨商品的数量,在生成调拨单的时候,对调出店的库存进行锁定,以便商品的周转等等。

  8. 分摊(劈)

  分摊包括三个方面的核算,其中包括成本的分摊,利润的分摊,损失的分摊。而每一个分摊工作都是需要系统预先设定一定的分摊比例,这一部分的功能一方面在于对零售企业的一些联合销售或者工作的业务。成本分摊的例子最常见的生鲜商品的成本核算,这些商品往往是由多种商品进行组合加工才能生成的所以,需要对其进行分摊比例的设定,而这个设定的比例一方面是实际管理的估算。还有一些是谈判的后果,这种分摊通常是指损失方面的分摊,例如在我们日常所遇到的残损商品的处理,有些供应商是要承担一定的比例的,这一部分是需要核算的;零售企业在促销过程中可能发生的促销损失,这种促销损失往往是因为双方的谈判之后决定的让利措施,而这种损失也是需要分摊的;利润方面的分摊主要表现在一些共同工作的分摊,例如采购与门店共同完成一个集团采购的业务,这部分利润的划分方式;两个门店或者和加盟店合作共同完成一个销售业务,其中的利润的划分等等。这些实际业务都是需要系统来支持的,而这些分摊工作的支持在连锁门店方面更是需要注意的。

  9. 预警

  预警是一个对系统的数据进行分析设定的过程,面对众多的商品,零售企业的实际管理者可能无法注意每一个商品的情况,而只能注意在众多商品中存在问题的商品和商品整体的销售库存情况,这时就需要对考核管理工作进行划分,哪些是需要报警的工作,例如系统会提示采购买手当天还有某些工作没有完成,哪些商品已经长期滞销需要清理库存,哪些商品是长期断货是否应该采取其他方式进货等各个方面的报警机制,以便于帮助零售企业将实际的管理工作做好。

  10. 分权

  系统权限的划分是要依托于零售企业实际的管理体系的,有时在某些企业可能没有一些职位甚至部门而需要将某些工作转交给别的职位的管理人员负责,例如有些门店没有收货部,而直接是由门店理货员来进行;而当遇到有一些大型零售企业,其部门划分比较详细,分工具体,此时就要求系统在工作的职能划分和业务分布要合理,可行。所以,商业零售软件是绝对不可以闭门造车的,它完全需要一定的实际工作经验和具有一定的发展前景的。

  11. 汇总(封)

  汇总是商业软件核算过程中的一部分。汇总的信息相对来说比较繁杂,其中包括每日的商品销售信息,客户信息,退货信息,收货信息等等,函盖了所有的商业企业工作中的管理对象。

  12. 计划

  计划在如今的商业企业的实际管理中越来越显得至关重要。没有一个准确有效的商业计划是无法对现有的业务工作进行考核评估的。但是商业企业如何引入计划体系,在哪些系统引入计划体系是一个问题。在目前的商业企业中的计划体系通常包括采购金额的计划设定,门店拓展开发的计划设定,门店占用资金使用量的计划设定,公司财务结算的设定情况等等。这些计划的引入和开发都将会影响到系统的设计开发。

  13. 存储
  
  通常情况下,我们使用计算机的一个简单的目的就是其强大的记录保存功能。也就是通常系统中提到的存储过程,商业系统中产生的数据应当以什么方式进行存储,才能使之达到有效,快捷,安全,完整目的。这也是连锁零售企业所关注的,就是系统数据存储的完全性和安全性。

  14. 传输(转)

  随着现代连锁零售企业的不断发展,门店数量愈来愈多,分布范围越来越广,无形之间带来了门店与企业总部商业数据的传输问题,这个传输也就是通常我们所接触到的网络的能力,DDN,ADSL,专线,还是卫星通讯?不管哪一种传输方式,它都将会影响到商业系统的实际运作。

  15. 关联(缠)

  关联,顾名思义就是对系统中的数据进行相关分析和链接。其具体体现在两个方面,一种是表面上的管理,例如某种商品有普通包装和特价包装,这两种包装虽然同属于一种商品,但是条码不同,这就在我们的日常管理中容易产生差错,而因为这两种商品是具有一定的互补性质的,所以可以采取关联管理。还有例如有些商品的包装规格不同,条码也不一样,单个的包装和整打的包装也是具有一定的互补性的。建立这些商品之间的关联管理,也就帮助我们将商品做到了更好的管理。另一方面,是一种深层次的关联管理,例如“啤酒与纸尿布”的故事,虽然两者之间没有之间的关系,但是由于其两者的销售具有一定的关联关系,对这两种商品设置关联关系,也将会有助于帮助我们对这一部分商品进行采购,订货等相关管理。

  16. 结转

  结转是指日常门店或者总部的部门等对于数据单据进行分别汇总记帐的过程。例如财务中的一些单据的结转,供应商的结算信息是通过对于商品入库单,商品退货单,供应商扣项信息等多种单据信息结算而成,这些都是一个结转的过程。

  以上仅是在我们日常所接触的商业软件中一些主要的功能的设定,这些功能都将帮助我们管理好日常的管理工作。所以我们应当熟悉和了解这些商业软件中的招式。

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