零供关系

胡良律师

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零售企业合规系列二:零售商之后台费用合规篇

联商专栏:曾几何时,一些大型零售商的盈利模式主要不是依靠前台毛利,而是通过向供应商收取后台费用作为其主要利润增长点。零供关系是唇齿相依、携手共进的关系,也有着互相博弈、此消彼长的特点,在社会主义市场经济浪潮中不断演绎着双方的爱恨情仇。然而,归根结底,最终还是要落实在费用的收取上。大型零售企业与其供应商在专柜或自营模式下,如何依法依规,无返还风险的收取供应商后台费用,是本文重点阐述的内容。

一、零售商、供应商、后台费用之定义

本文所称零售商是指依法在工商行政管理部门办理登记、直接面向消费者、转售商品或服务的,或为供应商销售商品提供实体或网络交易平台的企业及分支机构。

大型零售商一般须符合下列条件之一:

(一)上一年度营业收入(从事连锁经营的企业,其营业收入包括连锁店铺的营业收入)在一千万元以上;

(二)拥有的店铺实际营业面积在六千平方米以上。

本文所称供应商是指向零售商销售商品,或在零售商交易平台上向消费者销售商品的企业及其分支机构、个体工商户,包括制造商、经销商和其他中介商。

后台费用,是零售商与供应商签订的合同规定根据销售或进货,给予一定的折扣,或者是直接向供应商收取的各项费用。对应的利润称为后台毛利,指超市财务人员通过统计得到的商品的其它毛利贡献。

二、后台费用之部门规章合规——商务部等五部委口径

收费约束1、禁止零售商强迫供应商无条件销售返利,或者约定以一定销售额为销售返利前提,未完成约定销售额却向供应商收取返利的;

收费约束2、零售商向供应商收取促销服务费的,要遵循收支平衡的原则,应当事先征得供应商的同意,订立合同,明确约定提供服务的项目、内容、期限;收费的项目、标准、数额、用途、方式及违约责任等内容。

收费约束3、零售商收取促销服务费后,应当按照合同约定向供应商提供相应的服务,不得擅自中止服务或降低服务标准。零售商未完全提供相应服务的,应当向供应商返还未提供服务部分的费用。

收费约束4、零售商应当将所收取的促销服务费登记入账,向供应商开具发票,按规定纳税。

收费约束5、零售商不得收取或变相收取以下费用:

(一)以签订或续签合同为由收取的费用;

(二)要求已经按照国家有关规定取得商品条码并可在零售商经营场所内正常使用的供应商,购买店内码而收取的费用;

(三)向使用店内码的供应商收取超过实际成本的条码费;

(四)店铺改造、装修时,向供应商收取的未专门用于该供应商特定商品销售区域的装修、装饰费;

(五)未提供促销服务,以节庆、店庆、新店开业、重新开业、企业上市、合并等为由收取的费用;

(六)其他与销售商品没有直接关系、应当由零售商自身承担或未提供服务而收取的费用。

收费约束6、利用市场优势地位,向供应商收取的合同费、搬运费、配送费、节庆费、店庆费、新店开业费、销售或结账信息查询费、刷卡费、条码费(新品进店费)、开户费(新供应商进店费)、无条件返利等均属于违规收费。

三、后台费用之司法实践合规

因目前国内针对零售商供应商公平交易领域尚未颁布行政法规,因此,当零售商收费涉及到以上商务部等五部委禁止的项目时,在双方合同有明确约定的情况下,该禁止性条款尚未完全足以推翻双方约定。笔者依据办理的多起零供纠纷案件加上理论研究,从是否可以获得司法支持角度,分为以下三类:

1、可以得到司法支持的后台费用:非保底的有条件返利、与销售供应商的商品直接关联的促销服务费用。零售商掌握了销售渠道,为供应商提供销售商品的服务,符合民法的公平原则。销售渠道的取得也是有成本的,房租成本、管理费用、财务费用、品牌的推广、人员成本,所以零售商根据供应商的销售金额收取相应比例的返利目前来说一般认为是合理的。对于海报费、DM促销费等与销售供应商商品直接关联的促销费用,我们认为,属于零售商为了促销供应商的商品而提供的促销服务,收取相应的促销服务,符合等价有偿的原则,有效。只是,零售商在收取的过程中,需要保留提供商品促销服务的证据及相应票据,以备不时之需,防止供应商在日后对于零售商曾经提供的商品促销服务不认帐。

2、尚存争议的后台费用:进场费、促销员管理费、陈列费、信息服务费、老店翻新费等与销售供应商商品无直接关联的服务费用。

支持这些费用的观点认为:“约定大于法定”,零售商与供应商既然对这些费用有了约定,供应商对这些费用的支付在当时也予以认可,并盖章确认,且零售商构建销售渠道也存在一定成本,提供了销售渠道服务作为向供应商收取这些费用的对价,不损害国家、集体、第三人利益,合同有效,这些费用条款亦应当认定。

不支持以上费用的观点认为:根据上述商务部等5部委于2006年发布的第17号令《零售商供应商公平交易管理办法》规定,零售商不得收取以上非促销费用。

3、明确不被认可的费用:保底返利、合同外收费,不合理损耗等。保底返利违背了双方共同经营共担风险的一个联营型合同的原则,属于零售商将自身应当承担的风险转嫁到供应商身上,即使约定,也不具有法律效力;合同外收费因为缺乏约定依据,一般不会被法院支持。但如果零售商确实履行了相应的促销服务,并于事后得到了供应商的书面确认,则可以获得支持。不合理损耗是指自营模式中,零售商将其库存或陈列商品的损耗要求供应商承担,商品交付后,商品灭失或损耗的风险应当由保管方承担,明显违反了公平交易的原则,故不会得到支持。

四、合规制度

1、商品购销合同中关于费用的预定,仅约定年度返利、月度返利、促销服务费,慎重约定进场费,禁止约定保底返利,无条件返利,与销售商品无关的费用,如老店翻新费等。

2、各供应商均应建立档案制度(含电子版)。供应商登记表、商品购销合同、进场资质、产品合法证明和承诺、费用确认书、促销证明、年度确认函均应妥善保留,并定期检查。

3、签署“年度确认函”或“清账协议”

“年度确认函"是指零售商在每财务年度与供应商就双方的送货、退货、开票、欠款等问题进行财务对账,并盖章确认。此举可防止供应商在退场后对之前的退货、费用提出新的异议。

所谓“清帐协议”,也可称之为“关门条款”,是指零售商在拟定的合同中或者单独与供应商约定,截止到某时间点,零售商已经全部支付完毕供应商的所有货款,供应商就之前的货款和费用不得再提出任何争议。该时间点一般为合同签订日或本年度1月1日。目前尚无司法解释和部门规章对“清账协议”的法律效力作出规定。

4、针对促销服务费,保留相关促销证据。众所周知,促销活动是零售商的日常主要销售手段,是建立在双方让利的基础上。除年度返利和月度返利外,绝大部分后台费用均为促销服务费,各零售商以“促销折让”、“成本调整”、“毛利补偿”、“特殊进价折扣”、“售后补差”等名义收取,各系统叫法不一,其本质均为供应商的促销让利。零售商如不能留存固定促销活动及规模金额的证据,往往会有后期对账不清及供应商要求返还之风险。

5、收取促销费用,与供应商签署费用确认书。根据商务部等五部委的规定,零售商向供应商收取促销服务费的,要遵循收支平衡的原则,事先征得供应商的同意,订立合同,明确约定提供服务的项目、内容、期限;收费的项目、标准、数额、用途、方式及违约责任等内容。此外,如果不签署费用确认书,在可能发生的费用纠纷诉讼中,供应商对曾经发生的费用不认可,零售商往往因为举证不能而产生损失。更有甚者,即使签署了费用确认书,由于内容描述的不够完善、具体,措词严谨程度不足,导致法院无法认定是否发生了促销行为、或促销行为的规模,进而不能支持该笔促销费用。曾经有法院判决,“在本院庭审中,零售商除结算单明细信息、确认函外,未向本院提交其他证据证明供应商的商品存在降价、供应商向零售商发出通知,亦无法证明其为供应商的商品进行过促销服务,特别是,零售商不能提交证据证明零售商开设新店以及存在新品订货。以上情况足以认定结算单明细信息、确认函中记载的促销服务费、毛利补偿以及特殊进价折扣与客观情况不符”。据此,可见零售商保留通知、促销服务证明以及费用确认书措辞严谨的重要性。

6、针对账扣费用,开具费用发票,如实入账,收费项目与开票明细匹配,履行发票签收手续。所谓账扣费用,是指对于双方约定的费用,零售商在给予供应商的回款中予以直接抵扣。经过签收的费用发票可以作为零售商收取供应商费用的重要依据,对于可能发生的诉讼是重要证据。司法实践中,很多零售商往往不能提供相应费用发票,原因在于并未开具发票仅开具收据、发票明细与实际扣费明细相差甚远、因工作量大或财务部门不配合无法提供等。

7、针对票扣费用,应会同专业税务律师及财务人员,并积极沟通当地税务主管部门,就是否可以票扣,是否面临税务风险做出研究和安排。所谓票扣费用,是指双方对于约定的返利、促销折让等费用,在供应商开具的增值税送货发票中直接予以相减。曾经有某大型实体零售企业,在月度返利的问题上,前几年按照票折处理、中间几年按照暂扣处理、后几年又按照一半票折、一半暂扣处理,此种做法明显不合规,风险较大,应予纠正。

8、对于电视、网络电商平台,针对餐饮、游戏、快销领域的推广服务,关键词排名、团购、电子优惠券、首屏广告、站内广告、移动端推广、短信推广、站外推广、直通车等是否构成纵向、横向垄断、信息保护、网络安全、商业贿赂、知识产权等方面做出全面系统的合规尽职调查报告。如《侵害消费者权益行为处罚办法》中规定,以虚假的“清仓价”、“甩卖价”、“最低价”、“优惠价”销售商品或者服务,现场说明和演示中弄虚作假或引人误解,也要承担相应法律责任。利用短信推广、移动推广是否符合网络信息安全和个人信息保护方面的合规要求;收费关键词排名是否为“蹭热点”,是否构成对第三方的侵权行为,这些问题都待研讨和解决。广州法院就曾判决,因为关键字构成对注册商标专用权的侵犯,某游戏公司赔偿腾讯500万元。如果平台对收费关键词未尽审核义务或者未在合同中约定风险责任,可能会承担连带赔偿责任。

综上,不论实体零售企业,还是网络电商服务平台,应结合企业实际情况,建立后台费用合规管理体系,通过事前预防、事中检查、事后应对等全面落实各方面的合规制度,打造企业合规文化,培育合规意识,以规范管理、降低风险,使零售企业在经济新常态下稳步创新,乘风破浪,不断前行。

(作者系联商专栏作者胡良,本文仅代表作者个人观点,禁止转载!)

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